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by Mario Doble
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Datenschutzerklärung für Unterkunftgeber
betreffend Meldedaten / Gästekarte
1.
Meldedaten
1.1.
Meldepflicht
Sie sind nach dem österreichischen Meldegesetz verpflichtet, sich bei uns mit den in § 5 und § 10 Meldegesetz genannten Daten anzumelden. Die betrifft
folgende Daten:
Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland, Adresse samt Postleitzahl und – bei ausländischen Gästen – Art, Nummer,
Ausstellungs-raum sowie ausstellende Behörde eines Reisedokumentes sowie das Datum der Ankunft und der Abreise.
1.2.
Gästeverzeichnis
Wir werden diese Daten aufgrund der uns auferlegten gesetzlichen Verpflichtung gemäß § 19 Meldegesetz-Durchführungs-Verordnung in einem
Gästeverzeichnis führen und für die Dauer von 7 (sieben) Jahren speichern, soweit sie nicht für andere Zwecke, die in dieser Datenschutzerklärung genannt
sind, länger verarbeitet.
Das Gästeverzeichnis wird von uns elektronisch geführt, wobei wir hierzu die Daten an einen IT-Auftragsverarbeiter weiterleiten. Bei diesem werden die
Daten lokal gespeichert. Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nicht.
1.3.
Weitergabe von Daten
Die Datenkategorien „Ankunft“, „Abreise“ verknüpft mit Herkunftsland werden gemäß § 6 Tourismus-Statistik-Verordnung an die Gemeinde, in dem sich
unser Beherbergungsbetrieb befindet, weitergleitet. Dem jeweiligen Tourismusverband [exakte Bezeichnung einfügen], dem wir angehören, und/oder der
Gemeinde sind auch aggregierte Daten über Anzahl der Nächtigungen insgesamt und der Personen, die zur Zahlung der Aufenthaltsabgabe verpflichtet
sind, zu übermitteln. Dies geschieht auf Grundlage des § 19 Tiroler Aufenthaltsabgabegesetz.
1.4.
Rechtsgrundlage der Verarbeitungen
Die Verarbeitungen gemäß den obigen Punkten 1.1 bis 1.3 basieren auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
1.5.
Zusätzliche Datenübermittlung an TVB/Gemeinde
Zusätzlich leiten wir ihre Postleitzahl und ihr Geburtsjahr (in pseudonymisierter bzw. anonymisierter Form) für statistische Zwecke zur Erstellung und
Auswertung von Herkunfts-und Alters-Statistiken durch den Tourismusverband an unsere Gemeinde und unseren TVB weiter. Diese Weiterleitung beruht auf
Art. 6 Abs. 1 lit e (Aufgabe im öffentlichen Interesse) und lit f (überwiegende berechtigte Interessen) DSGVO. Sie können dagegen jederzeit Widerspruch,
aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs 1 DSGVO), einlegen.
2.
Gästekarte
2.1.
Allgemeines
Sie haben die Möglichkeit, eine Gästekarte in Anspruch zu nehmen. Die Gästekarte gewährt Ihnen Vergünstigungen und/oder Leistungen bei verschiedenen
Unternehmen in der Region (z.B. vergünstigte Eintritte). Die Gästekarte ist für den Zeitraum Ihres Aufenthaltes bei uns gültig.
2.2.
Ausstellen der Gästekarte
Die Gästekarte wird vom Unterkunftgeber nur auf Ihren Wunsch ausgestellt und ausgegeben. Sie wird je nach dem vom TVB und/oder dem
Beherbergungsbetrieb eingesetztem Gästekarten-System entweder in Form
•
einer elektronisch generierten Gästekarte,
•
einer händisch erstellten Gästekarte oder
•
des Durchschlages des Meldezettels
ausgestellt.
2.3.
Verarbeitete personenbezogene Daten
Sowohl für die elektronisch generierte als auch die händisch erstellte Gästekarte werden folgende personenbezogene Daten, die aus den Meldedaten
(siehe oben Punkt ermittelt 1 werden) verarbeitet:
Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Herkunftsland/Postleitzahl und Aufenthaltszeit (Ankunft/Abreise).
Wird die Gästekarte in Form des „Meldezettels“ ausgestellt, enthält dieser den Inhalt laut § 5 iVm 9 Meldegesetz (siehe dazu oben Punkt „Meldedaten“ 1.1).
In diesem Fall erfolgt keine elektronische Verarbeitung zu Zwecken der Gästekarte.
Bei Verwendung der Gästekarte werden zusätzlich folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: Daten über den Nutzungszyklus der jeweiligen Karte,
Leistungsnutzung, Buchungen, Transaktionslogging, Referenz zu den Meldedaten und Beherbergungsbetrieb.
Die Daten sind erforderlich, um einerseits eine Identitätsfeststellung und andererseits die Gültigkeitsdauer der Gästekarte beim jeweiligen Leistungsträge zu
ermitteln und um die Abrechnung der Vergünstigungen zwischen Leistungserbringern, dem TVB und allenfalls den Beherbergungsbetrieben zu ermöglichen.
2.4.
Rechtsgrundlage der Verarbeitungen
Die Verarbeitung der Daten für Zwecke der Gästekarte erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO).
Eine Einwilligung kann von Ihnen jederzeit mündlich gegenüber dem Unterkunftgeber oder schriftlich an die Email-Adresse (siehe Kontaktdaten) widerrufen
werden.
2.5.
Betrieb des Gästekarten-Systems
Das Gästekartensystem wird vom örtlichen Tourismusverband („TVB“) betrieben. Weiters sind örtliche Beherbergungsbetriebe und örtliche Unternehmen
(„Leistungserbringer“) beteiligt.
Die Daten, welche für die Gästekarte verarbeitet werden, werden nach 40 (vierzig) Monaten gelöscht, es sei denn, eine weitere Verarbeitung findet für
andere rechtmäßige Zwecke statt (z.B. Meldewesen).
2.6.
Empfänger der Daten
Die für Zwecke der Gästekarte verarbeiteten Daten erhält der örtliche TVB für Zwecke der Abrechnung gegenüber den Leistungserbringern und/oder
Beherbergungsbetrieben.
Die einzelnen Leistungserbringer, die aufgrund der Gästekarte vergünstigte Leistungen gewähren, erhalten die Daten ebenfalls, soweit Sie diesen
Unternehmern gegenüber die Gästekarten-Leistungen in Anspruch nehmen.
Sie müssen zur Inanspruchnahme von Vergünstigungen die jeweilige Gästekarte, auf welcher die Daten abgebildet sind, dem Leistungserbringer vorweisen
und somit selbst offenlegen. Der Unternehmer prüft sodann, in der Regel durch Ablesen des Barcodes auf der Gästekarte und durch Übermittlung der
Barcode-Daten an unseren IT-Auftragsverarbeiter, ob diese (noch) gültig ist. Dabei werden auch personenbezogenen Daten an den Unternehmer
übermittelt, insbesondere auch Ihre Identitätsdaten (zur Überprüfung der Identität und des Geburtsdatums).
Sollte die Gästekarte in Form des „Meldezettels“ ausgestellt sein, prüft er die Gültigkeit anhand des Durchschlages des „Meldezettels“.
3.
Kontaktdaten
Haus Puit
Neururer Wolfgang und Mitbesitzerin
Mandarfen 71
6481 St.Leonhard
Tel.:
05413-86270
Email:
haus.puit@gmx.at
Privacy policy for accommodation providers
concerning guest card data
1.
Data
1.1.
Compulsory registration
According to Austrian Registration Law, you have to register data as stated in § 5 and § 10. This concerns the following data:
Name, Date of Birth, Sex, Nationality, Country of residence, Address including postcode and – for foreign visitors – type, Number, Validity period and issuing
authority of a travel document and Date of arrival and departure.
1.2.
Guest register
We will store this data in a guest register for the duration of 7 (seven) years according to legal requirements described in § 19 of the Austrian Registration
Implementing Provision, insofar as it is not used for any purposes other than listed in this data privacy statement.
We manage the guest register electronically, whereby the data is passed on to our IT contractor for processing. The IT contractor saves the data locally. Data
is not passed on to third countries.
1.3.
Disclosure of information
The data categories “Arrival”, “Departure” linked with the country of residence passed on to the local authority in which the accommodation provider is
located according to § 6 Tourism Statistics Act. Pooled data regarding the number of overnight stays overall and the number of people obliged to pay the
local visitor’s tax has to be passed on to the respective Tourism Association [insert exact name], to which we belong, and/or the local authority. This is in
accordance with § 19 of the Tyrole - a visitor tax act.
1.4.
Legal basis for data processing
Data processing according to 1.1. to 1.3. is based on Art. 6 pr. 1 lit. c DSGVO.
1.5.
Additional data transfer to Tourism Association/local authorities
In addition to this, we pass on your postcode and date of birth (in pseudonymised or anonymised form) for statistical purposes, in order to create and
evaluate statistics regarding country of residence and age by the Tourism Association for our local authorities and Tourism Associations. Passing on this data
is based art. 6 par. 1 lit e) (Task carried out in the public interest) and lit f) (prevailing legitimate interests) of the DSGVO. You are entitled to appeal at any
time based on grounds relating to your particular situation (Art. 21 par. 1 DSGVO).
2.
Guest card
2.1.
General
You are entitled to a guest card. The guest card grants reductions and/or goods and services of various regional businesses (for example, reduced entrance
fees). The guest card is valid for the duration of your stay with us.
2.2.
Issuing a guest card
The guest card is filled in and issued by the accommodation provider on request only. According to a guest card system, either by the Tourism Association
and/or the accommodation provider, a guest card can be issued in three forms:
•
Electronically generated guest card
•
Manually filled-in guest card or
•
A carbon copy of the registration form
2.3.
Processed personal data
For the electronically and manually generated guest card, the following personal data, gathered from the guest registration (see subitem 1 above), is
processed:
First Name, Surname, Date of Birth, Country of residence/Postcode and Period of stay (Arrival/Departure).
If the guest card is issued as a carbon copy of the “registration form”, this contains the information according to § 5 iVm 9 Registration Act (please also see
Compulsory Registration under 1.1). In this case, no electronic processing takes place for the purpose of the guest card.
If you are using a guest card, the following additional personal data is processed: data regarding the utilization cycle of the respective card, use of services,
bookings, transaction logging, reference to the registration data and accommodation provider.
The data is essential to evaluate the identification and period of validity of the guest card at the respective service provider and in order to allow a settlement
of reductions between service providers, the Tourism Association and the accommodation providers.
2.4.
Legal basis for processing
Processing of data for the purpose of the guest card is based on your consent (Art. 6 par. 1 lit. a) DSGVO).
You can withdraw your consent at any time, either verbally towards your accommodation provider or in writing by email (please see email address in contact
details below).
2.5.
Running of a guest card system
The guest card system is operated by the local Tourism Association (“TA”). Furthermore, local accommodation providers and local businesses (“Service
Providers”) also participate.
Data processed for the guest card is deleted after 40 (forty) months unless further processing takes place for other legitimate purposes (e.g. registration
system).
2.6.
Data recipients
Data processed for the purpose of the guest card is passed on to the local TA for invoicing purposes with the service providers and/or accommodation
providers.
The individual Service Providers that offer services at reduced rates due to the guest card will also receive the data if you are making use of the the guest
card services with them.
In order to make use of the reductions of the respective guest card on which the data is shown, you must present it to the Service Provider and thus disclose
the information yourself. The Service Provider can then check, usually by reading the bar code on the guest card and by transmitting the barcode data to our
IT processor, if it is (still) valid. In doing so, personal data is also passed on to the Service Provider, especially your identification data (in order to check your
identity and date of birth).
If the guest card is issued in the form of a “registration form”, the Service Provider can check the validity by means of the carbon copy of the “registration
form”.
3.
Contact details
Haus Puit
Neururer Wolfgang und Mitbesitzerein
Mandarfen 71
6481 St.Leonhard
Tel.:
05413-86270
Email:
haus.puit@gmx.at